Làm thủ tục ở sân bay có thể là nỗi lo của nhiều hành khách, đặc biệt là những người lần đầu di chuyển bằng đường hàng không. Mỗi khâu từ check-in sân bay, gửi hành lý đến kiểm tra an ninh đều yêu cầu sự chuẩn bị chu đáo để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ, tránh các sự cố ngoài ý muốn. Với kinh nghiệm tham gia nhiều chuyến bay từ nội địa đến quốc tế, Unifa Travel sẽ giúp bạn nắm rõ quy trình làm thủ tục tại sân bay để tận hưởng chuyến đi trọn vẹn nhất!
Contents
1. Làm thủ tục ở sân bay là gì?
Làm thủ tục ở sân bay là quá trình hành khách hoàn tất các bước cần thiết trước khi lên máy bay, bao gồm check-in, ký gửi hành lý (nếu có), kiểm tra an ninh và xuất trình giấy tờ tại cửa khởi hành. Đây là quy trình quan trọng để đảm bảo hành khách đủ điều kiện lên máy bay và chuyến bay diễn ra an toàn, đúng lịch trình.
Dựa trên thông tin từ hãng hàng không quốc gia Vietnam Airlines, một hành khách cần hoàn thành các bước sau để lên máy bay thành công:
- Check-in sân bay: Xác nhận thông tin đặt vé, nhận thẻ lên máy bay.
- Ký gửi hành lý: Cân hành lý, dán thẻ hành lý và chuyển đến khoang chứa hàng của máy bay.
- Kiểm tra an ninh: Soi chiếu hành lý xách tay, kiểm tra giấy tờ và tuân thủ quy định về vật dụng bị cấm.
- Làm thủ tục xuất cảnh (đối với chuyến bay quốc tế): Xuất trình hộ chiếu, visa và kiểm tra hải quan.
- Di chuyển đến cửa khởi hành và chờ thông báo lên máy bay.
Lưu ý quan trọng: Theo IATA (Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế), nhiều quốc gia đã áp dụng hệ thống kiểm soát hộ chiếu điện tử và quy trình check-in trực tuyến để rút ngắn thời gian làm thủ tục. Vì vậy, hành khách nên kiểm tra trước quy định của từng hãng hàng không và điểm đến để tránh thiếu sót giấy tờ.
2. Hướng dẫn từng bước chi tiết khi làm thủ tục ở sân bay
2.1. Check-in sân bay
Check-in sân bay là bước đầu tiên trong quá trình làm thủ tục ở sân bay. Thủ tục check-in giúp xác nhận sự có mặt của hành khách tại sân bay đồng thời cho phép họ lựa chọn chỗ ngồi, khai báo hành lý ký gửi (nếu có) và thực hiện các yêu cầu đặc biệt khác. Các hãng hàng không lớn thường khuyến nghị hành khách bắt đầu check-in từ 2 – 3 giờ trước giờ khởi hành đối với chuyến bay nội địa và 3 – 4 giờ trước giờ khởi hành đối với chuyến bay quốc tế.
Theo kinh nghiệm của nhiều khách hàng đã bay cùng Unifa Travel, việc check-in đúng giờ giúp tránh những rắc rối không đáng có như phải chạy vội vã tới cửa khởi hành hoặc thậm chí bị từ chối lên máy bay. Nhiều khách hàng cũng khuyên rằng nên đến sân bay sớm, đặc biệt là khi có các yêu cầu đặc biệt hoặc hành lý ký gửi, để có đủ thời gian hoàn tất các thủ tục cần thiết.
Các hình thức check-in phổ biến
Check-in trực tiếp tại quầy
Đây là hình thức truyền thống mà hành khách đến trực tiếp quầy làm thủ tục của hãng hàng không tại sân bay. Khi check-in tại quầy, hành khách cần xuất trình giấy tờ tùy thân như căn cước công dân (CCCD), hộ chiếu hoặc thị thực (nếu cần) cùng với vé máy bay. Nhân viên hãng hàng không sẽ xác nhận thông tin, in thẻ lên máy bay (boarding pass) và hướng dẫn hành khách đến cổng khởi hành.
Hình thức này đặc biệt phù hợp với những hành khách có hành lý ký gửi, cần hỗ trợ đặc biệt (ví dụ: người khuyết tật, người đi cùng trẻ nhỏ) hoặc lần đầu tiên đi máy bay chưa quen với quy trình làm thủ tục. Tuy nhiên, check-in trực tiếp tại quầy thường mất nhiều thời gian hơn do phải xếp hàng chờ đến lượt.
Check-in online (Web check-in & Mobile check-in)
Check-in online là một phương thức hiện đại, giúp hành khách tiết kiệm thời gian bằng cách tự làm thủ tục trên website hoặc ứng dụng di động của hãng hàng không. Sau khi hoàn tất check-in, hành khách sẽ nhận được thẻ lên máy bay điện tử qua email hoặc lưu trực tiếp trên ứng dụng.
Hình thức này giúp giảm bớt thời gian xếp hàng tại sân bay và mang lại sự linh hoạt cho hành khách. Một số hãng hàng không như Bamboo Airways và Vietjet Air cho phép check-in online từ 24 giờ đến 1 giờ trước giờ khởi hành. Tuy nhiên, hành khách vẫn cần đến quầy nếu có hành lý ký gửi để hoàn tất thủ tục hành lý.
Check-in tại kiosk tự động
Kiosk check-in là một lựa chọn tiện lợi cho những hành khách không muốn xếp hàng tại quầy làm thủ tục. Các máy kiosk tự động thường được đặt tại sân bay giúp hành khách tự check-in và in thẻ lên máy bay mà không cần sự hỗ trợ của nhân viên.
Hiện nay, các hãng hàng không như Vietnam Airlines, Vietjet Air và AirAsia đã triển khai hệ thống kiosk check-in tại các sân bay lớn như Nội Bài, Tân Sơn Nhất và Đà Nẵng. Hình thức này đặc biệt hữu ích với những hành khách không có hành lý ký gửi, nhưng không áp dụng cho những trường hợp cần hỗ trợ đặc biệt hoặc có yêu cầu về giấy tờ xuất nhập cảnh.
2.2. Ký gửi hành lý
Hành lý ký gửi là những kiện hành lý được gửi tại quầy làm thủ tục và vận chuyển trong khoang hàng của máy bay thay vì mang theo bên người. Dưới đây là quy trình ký gửi hành lý và những lưu ý quan trọng mà hành khách cần nắm rõ.
Quy trình ký gửi hành lý khi làm thủ tục tại sân bay
- Đến quầy check-in: Hành khách cần đến đúng quầy làm thủ tục của hãng hàng không đã mua vé. Để biết chuyến bay của mình nằm ở quầy thủ tục nào, bạn nên tra cứu số hiệu chuyến bay theo bảng điện tử hướng dẫn tại sân bay.
- Xuất trình giấy tờ: Tại quầy thủ tục, bạn cần xuất trình vé máy bay và các giấy tờ đi máy bay hợp lệ để nhân viên kiểm tra thông tin.
- Cân hành lý: Khi đã hoàn tất đối chiếu thông tin đặt vé với thông tin trên giấy tờ tùy thân của bạn, nhân viên sẽ cân hành lý để đảm bảo không vượt quá mức cho phép theo quy định của hãng.
- Gắn thẻ hành lý: Hành lý sau khi cân sẽ được gắn thẻ nhận diện trong đó ghi rõ thông tin về chuyến bay và điểm đến, giúp hãng hàng không theo dõi và vận chuyển đến đúng chuyến bay.
- Nhận thẻ lên máy bay: Sau khi hoàn tất thủ tục ký gửi, hành khách sẽ nhận thẻ lên máy bay và di chuyển đến khu vực kiểm tra an ninh.
- Nhận hành lý tại điểm đến: Sau khi máy bay hạ cánh, hành khách di chuyển đến khu vực băng chuyền hành lý của sân bay đến. Mỗi chuyến bay sẽ có một băng chuyền riêng, số hiệu của băng chuyền thường được hiển thị trên màn hình điện tử hoặc được thông báo trên máy bay trước khi hạ cánh nên bạn nhớ để ý nhé!
2.3. Kiểm tra an ninh sân bay
Bước 1: Xuất trình giấy tờ và thẻ lên máy bay
Khi đến khu vực kiểm tra an ninh, hành khách cần xuất trình hộ chiếu (đối với chuyến bay quốc tế) hoặc CMND/CCCD (đối với chuyến bay nội địa). Đồng thời, thẻ lên máy bay (bản in hoặc bản điện tử) cũng phải được cung cấp để nhân viên xác nhận thông tin chuyến bay trước khi hành khách tiếp tục sang bước tiếp theo.
Bước 2: Kiểm tra hành lý xách tay qua máy quét X-ray
Tất cả hành lý xách tay đều phải đặt lên băng chuyền để soi chiếu bằng máy X-ray. Bạn cũng cần tháo bỏ một số vật dụng cá nhân riêng để quét, bao gồm: thiết bị điện tử, đồ kim loại, trang sức, giày dép nếu một số sân bay yêu cầu và cuối cùng là áo khoác, mũ, khăn lớn.
Máy quét sẽ kiểm tra bên trong túi xách, ba lô, vali để phát hiện vật phẩm bị cấm hoặc nguy hiểm. Nếu có dấu hiệu nghi vấn, nhân viên an ninh có thể yêu cầu kiểm tra trực tiếp và mở hành lý để xem xét kỹ hơn.
Bước 3: Đi qua cổng từ kiểm tra kim loại
Hành khách sẽ lần lượt đi qua cổng từ để phát hiện kim loại hoặc các vật dụng bị cấm. Nếu không có vấn đề gì, hành khách có thể tiếp tục di chuyển. Tuy nhiên, nếu cổng từ phát tín hiệu, hành khách sẽ được yêu cầu kiểm tra thêm bằng máy quét cầm tay để xác định nguồn phát tín hiệu.
Bước 4: Kiểm tra thủ công nếu cần
Trong một số trường hợp, nhân viên an ninh có thể tiến hành kiểm tra trực tiếp trên người hành khách nếu phát hiện vật phẩm nghi vấn. Việc kiểm tra có thể bao gồm quét toàn thân bằng thiết bị cầm tay hoặc kiểm tra hành lý kỹ hơn. Nếu có vật phẩm không được phép mang lên máy bay, hành khách sẽ được yêu cầu loại bỏ trước khi tiếp tục hành trình.
Bước 5: Hoàn tất kiểm tra và nhận lại hành lý
Sau khi vượt qua các bước kiểm tra hành khách lấy lại hành lý và các vật dụng cá nhân như điện thoại, ví, đồng hồ, thắt lưng… Sau đó, hành khách tiếp tục di chuyển đến khu vực chờ lên máy bay, sẵn sàng cho hành trình của mình.
2.4. Xuất trình giấy tờ và lên máy bay
Sau khi hoàn tất kiểm tra an ninh, hành khách cần kiểm tra thông tin trên thẻ lên máy bay hoặc bảng điện tử tại sân bay để xác định cửa khởi hành (gate) và thời gian lên máy bay. Một số sân bay lớn có hệ thống cửa khởi hành nằm xa nhau, vậy nên hành khách có thể phải di chuyển bằng xe điện hoặc đi bộ một quãng dài. Vì vậy theo kinh nghiệm của đội ngũ Unifa Travel, hành khách nên đến cửa khởi hành ít nhất 30 – 45 phút trước giờ cất cánh.
Nếu không chắc về đường đi, hành khách có thể hỏi nhân viên sân bay để được hướng dẫn. Khi đến cửa khởi hành, hành khách cần xuất trình thẻ lên máy bay (bản giấy hoặc trên điện thoại) cùng giấy tờ tùy thân như hộ chiếu (đối với chuyến bay quốc tế) hoặc CMND/CCCD (đối với chuyến bay nội địa). Như vậy, quý khách đã hoàn tất thủ tục tại sân bay và sẵn sàng tận hưởng chuyến bay của mình.
3. Kinh nghiệm làm thủ tục ở sân bay nhanh chóng
Đến sân bay trước bao lâu để làm thủ tục?
Hành khách nên đến sân bay ít nhất 2 giờ trước chuyến bay nội địa và 3 giờ trước chuyến bay quốc tế để có đủ thời gian check-in, ký gửi hành lý và qua kiểm tra an ninh. Với các sân bay lớn như Tân Sơn Nhất, Nội Bài, nên đến sớm hơn vào giờ cao điểm để tránh ùn tắc.
Kinh nghiệm tránh xếp hàng lâu khi check-in sân bay
Hành khách có thể check-in online trước để tiết kiệm thời gian xếp hàng tại quầy. Một số hãng hàng không như Vietnam Airlines, Vietjet Air và Bamboo Airways cho phép check-in trực tuyến từ 24 – 1 giờ trước giờ bay. Nếu sân bay có kiosk check-in tự động, hành khách có thể sử dụng để tự in thẻ lên máy bay mà không cần xếp hàng. Ngoài ra, nếu không có hành lý ký gửi thì bạn có thể đi thẳng đến quầy ưu tiên hoặc cổng an ninh để vào khu vực chờ nhanh hơn.
Mẹo tìm đúng chỗ ngồi khi lên máy bay
Trước khi lên máy bay, hành khách nên kiểm tra kỹ số ghế trên thẻ lên máy bay (boarding pass). Số ghế thường có dạng ví dụ 23A, 10F trong đó số (23, 10) là hàng ghế, còn chữ cái (A, F) là vị trí ghế trong hàng. Khi vào máy bay, hãy quan sát số hàng ghế được đánh dấu phía trên dãy ghế để tìm đúng vị trí. Thông thường, ghế A/F nằm sát cửa sổ, ghế B/E ở giữa, còn ghế C/D gần lối đi. Nếu không chắc chắn, bạn có thể nhờ tiếp viên hỗ trợ để tránh ngồi nhầm.
Lần đầu tiên làm thủ tục ở sân bay có thể khiến nhiều hành khách lo lắng vì quy trình khá phức tạp, từ check-in, ký gửi hành lý đến kiểm tra an ninh. Tuy nhiên chỉ cần nắm rõ các bước và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, bạn sẽ tự tin vượt qua mọi thủ tục một cách dễ dàng. Unifa Travel mong rằng những hướng dẫn trên sẽ giúp bạn cảm thấy an tâm hơn trong chuyến bay đầu tiên của mình. Hãy tận hưởng hành trình và đừng ngại nhờ nhân viên sân bay hỗ trợ nếu cần!